IMCP ::: Instituto Méxicano de Contadores Públicos

De igual forma, hay que darle un peso y consideración a la operación de las empresas para cambiar sus procesos actuales, con el fin de hacer lo mismo, una factura, pero ahora electrónica.

Pese a todo esto y su debida importancia en el tema, es preciso puntualizar que para que hoy estemos hablando de la realidad de la factura electrónica, fue necesario que un grupo de empresas vieran en ello una gran oportunidad de negocios con una visión estratégica enfocada a la optimización y, sobre todo, a los grandes beneficios que esto podía traer.

Seguramente, no sucedió ayer, sino hace más de ocho años cuando se comenzó a hablar de la posibilidad de cambiar un papel fiscal y legalmente válido, por un documento electrónico con la misma importancia que hoy en día un papel le da.

“Comprobar la transferencia legal de bienes y servicios adquiridos, en un periodo determinado, entre un comprador y un vendedor”.

Ocho años que han representado un esfuerzo significativo para lograr un ambiente que asegure la realidad de la factura electrónica.

Tomando lo anterior como antecedente, ahora es momento de considerar más a fondo la realidad de la creación de la factura electrónica en México y los grandes beneficios que trae consigo a todos los usuarios.

Para hablar de los beneficios es necesario ubicar que la factura es un documento que va previo al cierre de un ciclo comercial: compartir información y ofertar, generar/procesar orden o pedido, entregar el bien o servicio, emitir factura y recibir el pago correspondiente. Tal cual y de forma muy sencilla, son los componentes básicos que toda empresa lleva a cabo con su contraparte para realizar una negociación o intercambio de bienes.

Asimismo, para lograr un ciclo comercial productivo es necesario hablar el mismo idioma de negocios; esto es, el uso de estándares globales que apoyan las transacciones de negocio con cualquier cliente o proveedor.

La factura electrónica ha sido concebida bajo un estándar global de comunicación electrónica. En pocas palabras, es un leguaje común con una misma estructura y componentes, lo cual hace del documento electrónico algo universal y legible hacia cualquiera.

Los beneficios que se han encontrado en todo este contexto de la factura electrónica día a día crecen a medida que las empresas comienzan a hacer uso de ella. Algunos de estos beneficios son:

• Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel. Esto significa que el cambio del papel al documento electrónico no dejará atrás la validez que actualmente se tiene, ya que está soportado por las autoridades correspondientes
• Mayor seguridad. Asegura a la empresa que la genera que no será modificada durante su transmisión e integración, de igual forma, quien la recibe tiene la capacidad de avalar que quien la manda realmente es quien dice ser: tiene la facultad y poderes correspondientes para generar la factura.
• Incremento en productividad:

Reducción de tiempos en procesos administrativos. Es bien sabido que el manejo de una factura en papel implica múltiples revisiones y validaciones, lo que se traduce en un número de manos que están trabajando constantemente en el proceso. La factura electrónica brinda la posibilidad de una integración con los sistemas contables y financieros de una empresa, sin requerir actividades físicas de validación y captura.
Rapidez y seguridad en el intercambio de información. Ya que ha sido desarrollada con un esquema práctico y funcional que permite la fluidez del documento, con medios seguros, hacia la contraparte.
Mejor servicio al cliente. Imaginar ahora que un consumidor puede adquirir un bien o servicio y a la vuelta de unas horas, una vez satisfecho con el bien adquirido o el servicio recibido y el precio pactado, reciba la factura por medios electrónicos y tenga integridad y validez conforme a lo acordado.
Mejora la precisión de la información. Si consideramos el proceso expuesto con anterioridad y le damos la importancia necesaria a los pasos previos a generar una factura, la información que se comparte con el socio de negocios será la misma que lleva una factura electrónica. Esto se traduce en una reducción considerable de aclaraciones y generación de notas de crédito por factura emitida.
Agiliza la interacción cliente-proveedor aprovechando el intercambio electrónico de facturas. Es común que en la actualidad, a la factura en papel, se le den usos que no son propios de su naturaleza, como lo es en actividades logísticas: trasporte, entrega, etc. La factura electrónica tiene como único destino el área contable y/o financiera para fines de pagar o cobrar un bien o servicio y avalar ante la autoridad la tenencia de este.

• Ahorro en costos administrativos y de oficina:

Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos. La reducción en el volumen de papel utilizado para imprimir una factura y las varias copias requeridas, será eliminada por completo y generará un ahorro, el cual se considera uno de los beneficios tangibles más grandes que ofrece este documento electrónico.
Mejor utilización de espacios físicos. A tal grado que ya no habrá que guardar el papel en una bodega, almacén, closet o cualquier tipo de espacio. Un dispositivo electrónico hará dicha función sin necesidad de pagar una renta.
Evita recaptura de la información. Nos encontramos en un entorno de negocios donde el ser humano tiene una constante participación, lamentablemente el error de la mano en los procesos de captura no se pueden eliminar por completo. La factura electrónica ofrece este gran beneficio al apoyarse en la tecnología y evitar que los errores aparezcan en la contabilidad y finanzas de las empresas debido a estas capturas que se realizan diariamente.
Reducción de tiempos de edición y remisión. Es notable que los tiempos y recursos para obtener el pago final sean menores, tanto en el manejo de papeleo y recursos humanos como en los tiempos reales de pago donde ya no se consideran las aclaraciones y notas de crédito.

• Reducción en tiempos operativos.

Ciclo de resurtido y facturación. Bajo una constante práctica, se verán afectados de forma muy positiva los tiempos de resurtido de mercancía y el proceso de facturación hacia un cliente o contraparte.
Generación de facturas. Se hará de una forma muy simple y con esquemas seguros que brindarán la integridad de la información y del documento como tal.

Así como existen muchos beneficios en torno a la implementación y uso de la factura electrónica, para llegar a éstos es importante considerar algunas recomendaciones que harán más fácil su implementación y los beneficios se obtendrán en un plazo menor.

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