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Los siete errores más frecuentes |
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miércoles, 08 de febrero de 2006 |
 Es claro que toda iniciativa no siempre es exitosa. Por ello se indica que, tomando como base nuestra experiencia y la opinión de algunos expertos, las implantaciones mal realizadas de cualquier proyecto de tecnología tienen como consecuencia graves problemas en las empresas y en los individuos que apoyaron esa iniciativa.
Por lo tanto, mencionaremos los siete errores más frecuentes en la implantación de una iniciativa:
1. El proceso de implantación no contiene a la gente correcta, en la posición correcta y en el momento adecuado.
2. El esfuerzo de implantación no está claramente alineado a las metas estratégicas del negocio.
3. El equipo de implantación no tiene una dirección determinada y no se sabe hasta dónde es responsable
4. Clamar victoria muy rápido en la implantación.
5. El impacto de los cambios en el trabajo de la gente no es analizado de manera total.
6. El enfoque del proyecto esta más centrado en el diseño que en la implantación y toma de decisiones con la información.
7. La iniciativa es un software que mágicamente nos dará información y mejorará el desempeño.
Error #1
El proceso de implantación no contiene a la gente correcta, en la posición correcta y en el momento adecuado:
• El cambio involucra liderazgo que clarifique el camino, la visión y motive a la gente para generar resultados.
• Seleccionar, cuidadosamente, al personal que dirigirá el proyecto. No debemos seleccionarlo por afinidad, sino por su capacidad técnica y apoyo para generar resultados.
• La gente a cargo del desarrollo del proyecto requiere de tiempo adicional al de su trabajo cotidiano para generar resultados.
• Remover cualquier obstrucción organizacional (cotos de poder).
• Crear un clima de “inevitabilidad” en la implantación del proyecto “la tecnología llegó para quedarse”.
Error #2
El esfuerzo de implantación no está claramente alineado a las metas estratégicas del negocio:
• No implantar el sistema porque está de moda, “síndrome del best seller”.
• Los esfuerzos del proyecto deben estar alineados a una necesidad estratégica del negocio, que contenga:
— Propósito del esfuerzo ¿qué vamos a ganar con esto?
— Medidas de desempeño ¿cómo vamos a medir que los cambios que se hacen estén bien?
— Invertir en tiempo, dinero y esfuerzo.
— Metodología para llevar a cabo el proyecto.
Error #3
El equipo de implantación no tiene una dirección clara y no se sabe hasta dónde es responsable:
• Establecer metas específicas para cada parte del proyecto.
• Establecer qué documentos y resultados serán entregados al terminar cada etapa.
• Tener alcances y restricciones bien establecidos.
• Fechas y periodos críticos.
• Designar responsables para generar resultados.
Error #4
Clamar victoria muy rápido en la implantación:
• Recordar que el cambio lleva tiempo.
• El reto está en cambiar los hábitos y rutinas de la gente en una nueva dirección; sin embargo, toma tiempo para que la gente afectada por el proceso comience a actuar de manera diferente aceptando los cambios.
• No tener la ilusión de obtener cambios muy rápidos, ya que aquí el cuello de botella es la gente.
• Utilizar mejores prácticas y referenciar sirve para que los líderes del cambio, sepan cuánto tiempo se requerirá para tener todos los beneficios del nuevo proceso.
• De todo el esfuerzo que se requiere para realizar el proyecto de implantación, 20% es solución técnica y 80% es cambio de cultura.
Error #5
El impacto de los cambios en el trabajo de la gente no es analizado totalmente:
• No pensar que una secuencia de actividades, brillantemente diseñadas, va a atraer a la gente de la empresa por que sí. Se debe evitar el síndrome de wonderland o field of dreams.
• Todos los cambios en las actividades deben ser revisados contra las capacidades de las personas que estarán involucradas.
• Existen emociones muy fuertes, como el miedo y el rencor, los cuales estarán presentes en los cambios. Si no se realizan los ajustes necesarios, los resultados no se obtendrán.
Error #6
El enfoque del proyecto está más centrado en el diseño que en la implantación y toma de decisiones:
• Todas las soluciones y diseños son académicos hasta que se implantan.
• De acuerdo con algunos expertos, la realización de un proyecto de implantación requiere de cuatro a siete veces más gente que la utilizada para su diseño, y el esfuerzo es comparable al lanzamiento de un nuevo producto o entrar a un nuevo mercado.
• La fase de implantación requiere de mucho esfuerzo y generación de cambios por lo que no debe ser vista como “la parte fácil del proyecto”.
• Si realmente se quiere implantar con éxito es necesario todo el apoyo de la alta dirección. “Si no estás preparado para romper algunos huevos, no le pidas a la gente que diseñe una omelet”.
Error #7
La iniciativa es un Software que mágicamente nos dará información y mejorará el desempeño:
• Conocer y comunicar qué es el ERP.
• Evaluar la funcionalidad de cada sistema y el esfuerzo que se requerirá para su implantación.
• Asegurar que existan programas de entrenamiento y soporte técnico disponibles.
• En la mayoría de las ocasiones, las soluciones “caseras” no son rentables ni generan los resultados deseados.
Otros errores frecuentes en la implantación de una iniciativa:
• Falta de compromiso e involucramiento de la alta dirección y de su personal de apoyo.
• Resistencia al cambio por parte de los usuarios de la información.
• Falta de apoyo financiero.
• Falta de entrenamiento.
• “Que el consultor lo haga todo”.
• Falta de conocimientos a cerca del negocio.
• Objetivos confusos a cerca de lo que se busca con el proyecto.
• Alcance mal establecido (mucho o poco nivel de detalle).
• Problemas para recolectar información.
El reto es evitar en todo lo posible estos errores, pero si se comenten, debemos solucionarlos al momento.
*Nota: El presente artículo es complemento de la publicación impresa de la revista Contaduría Pública del mes de febrero de 2006, el cual está relacionado con el tema central del mes: Administración de Riesgos. |
Presentación Alfredo Gutierrez Ortíz Mena