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Cinco tips para hacer el presupuesto de su siguiente ERP |
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escrito por C.P.C. y M.A. Pedro Luis San Martín *
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viernes, 11 de enero de 2008 |
 Los sistemas de Planeación de Recursos Empresariales, mejor conocidos en inglés como Enterprise Resource Planning (ERP) se han convertido en recursos críticos para correr casi cualquier clase de negocios.
En el corto plazo, estas aplicaciones integrarán todas las facetas de las organizaciones, desde la planeación estratégica hacia las operaciones como finanzas, producción, ventas, logística y mercadeo.
Estas aplicaciones generan grandes beneficios, sin embargo, en muchas ocasiones, los dueños de negocio ven sus costos de implantación como incontrolables. En la realidad, estos gastos son como los impuestos, “inevitables” pero no incontrolables. En este documento se describen cinco sugerencias para presupuestar su siguiente sistema ERP.
Espere cargos por servicio
La combinación de costos instalación, implantación, entrenamiento a usuarios y conversión de datos generalmente representan de 1.5 a 2 veces el precio original del paquete ERP. Por ejemplo, si su aplicación cuesta 20,000 USD, usted puede esperar que gastará alrededor de 30,000 a 40,000 USD por servicios de consultoría, para que el sistema entre en acción. Esta razón puede, incluso, ir de tres a cuatro veces o, tan alto como 20 veces del costo original, si le hace muchas adecuaciones a la aplicación.
Una manera de bajar el precio es comprar en un periodo específico del año. Ya que algunas veces los proveedores le darán reducciones especiales del precio por presión a los cierres de cada trimestre o del año. Incluso, si usted obtiene un descuento, debe estar seguro de que los servicios presupuestados estén sustentados en el precio de lista del software.
Considere su ubicación o localidad
Si su organización está asentada en un área metropolitana importante, quizá estará en la posibilidad de tener costos más bajos en el rubro de consultoría. Un proyecto de ERP en un pueblo remoto puede costar hasta el doble por hacer el mismo trabajo, ya que se incluirán los costos de viaje, alojamiento y otros gastos para contar con un consultor calificado.
Este punto es importante a considerar justo cuando se va a adquirir el sistema adecuado. Si se encuentra ubicado en una ciudad pequeña o en un área rural y desea adquirir un ERP muy ambicioso, esto le puede ocasionar una escalada de costos que pronto pondrán fuera de control su presupuesto.
Planee el entrenamiento de su personal
Hacer que su personal conozca y utilice el sistema representa un gasto significativo. Una “regla de dedo” es asignar de 17 a 20% del costo total del proyecto al rubro de entrenamiento. Algunas organizaciones que asignan menos de esta cantidad, pueden ver que la implantación tarda más de lo debido, comparado a organizaciones que gastan en educación.
También, es importante mencionar que existe una alta correlación entre la satisfacción de los usuarios del sistema con la calidad y cantidad del entrenamiento que reciben. En ocasiones, cuando no se entrena bien al personal al inicio del proyecto, se generan problemas y retrasos al final, debido a que no se utilizan los recursos de manera adecuada.
Prepárese para la rotación en Tecnología de Información (TI)
Muchos dueños de negocio asumen que, por medio de la consolidación de su plataforma tecnológica en un ERP, les permitirá reducir su personal a cargo de sistemas, en especial cuando se reemplaza una aplicación “hecha a la medida”. En la realidad, su personal de sistemas será del mismo tamaño aunque tenga que reemplazar parte de su equipo por especialistas de ERP.
Aunque llegue a ser menos complicada la aplicación hecha a la medida, la solución en paquete seguirá requiriendo del mismo número de personal con conocimientos en TI para solucionar problemas, identificar bugs, aplicar parches y realizar actualizaciones. En algunos casos, el personal deseará aprender sobre la nueva tecnología y ajustar sus hábitos de trabajo de acuerdo con los cambios. En otros casos, ellos se resistirán al cambio, renunciarán o, incluso, le forzaran a que usted los corra.
Para reducir estas pérdidas y problemas, considere ofrecer bonos y otros incentivos a su personal para que concluyan con éxito el proyecto, ya que contratar y entrenar a personal nuevo, sólo agregará costos a su implantación.
Evite las famosas “customizaciones” o adecuaciones
Comparando el sistema ERP “customizado” con el paquete ERP, este último le dará menos dependencia de su personal de TI (aunque no quiera reducir su número); además, obtendrá un mejor soporte de su proveedor, disponibilidad de entrenamientos y actualizaciones.
Muchos de estos últimos beneficios se esfumarán rápido si decide “customizar” o adecuar su solución. Para realizar las adecuaciones se requiere de más soporte interno de TI, porque usted, en esencia, tiene una aplicación única y sin probar en sus manos. Además, usted estará inhibiendo el acceso a su proveedor y otros “pequeños extras” que podría beneficiar a su organización.
Si se ve en un camino con problemas y trabas para echar a andar su aplicación “customizada”, pise el freno y busque la adquisición de otra solución de ERP que esté más alineada a sus necesidades, incluso considere que a veces es mejor hacer cambios en los procesos para cubrir los requerimientos del software.
En raras ocasiones el costo por transformar sus procesos y políticas excede el costo por realizar “customizaciones de software”. Además, muchos de los proveedores de ERP reconocidos en el mercado toman como base de diseño de sus soluciones el conocimiento de la industria y mejores prácticas de operación.
Gane los beneficios de su ERP
El valor de realizar una implantación de ERP con un método meticuloso y bien documentado permite a la mayoría de las organizaciones (en particular a aquellas con muchas localidades, varias fuentes de inventarios, diversos tipos de negocio) que tengan una solución efectiva para coordinar sus recursos y maximizar su productividad.
Usted no podrá obtener valor de su ERP, por medio de atajos o remedios baratos. Usted tiene que ganarse su ERP, tomando tiempo para establecer metas realistas en la operación, además de tener un presupuesto adecuado para lograr estas metas.
Nota:
La información contenida en este artículo provee una guía general que puede ser afectada por cambios en leyes y regulaciones. Este artículo no tiene la intención de reemplazar o sustituir la asesoría profesional o contable. Por favor, consulte a un profesional.
Esta información se provee como está, sin garantías de ninguna especie. La firma a la que pertenece el autor de este trabajo no se hace responsable de ningún daño en conexión con el uso de esta información y no asume ninguna obligación para informar al lector de cambios legales y otros factores que pudieran afectar la información provista.
* Socio de Kreston México
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