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La Contaduría en la Era de la Información |
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escrito por L.C. Emmanuel Guerrero Quintal*
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miércoles, 16 de enero de 2008 |
 Introducción
Vivimos en una época emocionante. A diario surgen en todo el mundo novedades tecnológicas que sobrepasan nuestros sueños más excéntricos.
Esta innovación e inventiva se da en todos los ámbitos y a todos niveles, y va desde dispositivos electrónicos y máquinas capaces de realizar funciones sorprendentes, hasta la reinvención de procesos administrativos para hacer más eficientes a las empresas u organizaciones.
Si pudiéramos hacer una línea de tiempo desde la Era Paleolítica hasta nuestros días, nos daríamos cuenta de que la gran mayoría de las invenciones se han dado en el último milenio y los avances más importantes (como la conquista del espacio o el uso de la nanotecnología) surgen en los últimos cincuenta años, dentro de un periodo de tiempo de 2.5 millones de años. Es decir, los avances más sorprendentes de la humanidad han tenido lugar en el último 0.002% del tiempo que ha habitado el planeta Tierra.
¿Por qué ha sido así? En mi opinión, además de la permanente curiosidad humana de innovar y descubrir el origen y el porqué de las cosas, ha ocurrido un efecto de bola de nieve, donde al tener un adelanto tecnológico inédito, se le encuentra alguna aplicación para crear otro nuevo y, a su vez, concebir otro más avanzado, y de esta manera ad infinitum.
Uno de los campos donde se está dando una revolución muy importante es en el de la información, ya que existen (y se siguen desarrollando) avances importantes en este terreno, que buscan mejorar la manera en que trabajamos con ella, ya sea generándola o teniendo acceso a ella. La misma evolución en la nomenclatura de las carreras universitarias en Informática y Sistemas, por el concepto de Administración de las Tecnologías de la Información, es un claro ejemplo de ello.
Ahora bien, ¿qué tiene que ver la Contaduría con lo anterior? La respuesta es muy sencilla, ya que la materia prima, por llamarle de alguna forma, de la contabilidad es la información que se genera en una empresa u organización, cada vez que realiza sus operaciones; es decir, cada vez que hace una venta, compra mercancías, hace un gasto o paga la nómina de sus empleados, por dar algunos ejemplos.
Como sería un error dejar que la profesión contable se rezague en la adopción de tecnologías o herramientas que le permitan realizar el cabal cumplimiento de sus objetivos, analicemos cómo podemos lograr su mejoramiento, mediante lo expuesto anteriormente.
La convergencia de dos disciplinas
El objetivo principal de la información contable es la de proporcionar a las personas adecuadas los elementos para permitir la correcta toma de decisiones. Mientras más precisa sea ésta, se tendrá una mejor perspectiva para decidir.
Según se establece en la Normas de Información Financiera (antes principios de contabilidad generalmente aceptados), la información financiera que emana de la contabilidad muestra la posición y el desempeño financiero de una entidad, y su objetivo esencial es el de ser útil al usuario general en la toma de sus decisiones económicas.
Asimismo, la contabilidad es definida como una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera.
Por otro lado, el relativamente nuevo campo de la tecnología de la información abarca el uso de sistemas de información basados en computadoras, para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar información. Estos sistemas han avanzado desde la clave Morse creada en 1837, hasta la computadora personal y el internet, en nuestra época.
Como puede observarse, ambas disciplinas tienen en común la palabra información en sus definiciones. Esto debe remarcarse porque el uso de las tecnologías de la información actuales, aplicadas al desarrollo y mejoramiento de los procesos y métodos de la Contaduría, nos llevará ineludiblemente a su mejora continua.
Áreas de oportunidad
Para realizar esta tarea, se requiere repensar muchos conceptos: necesitamos innovar y ejercer toda nuestra creatividad con tareas y funciones que creemos que son inamovibles en la disciplina contable. También se precisa ver más allá de lo que nos ofrecen los paquetes y sistemas contables actuales, con el objeto de que respondan a las expectativas tecnológicas más importantes.
A continuación se mencionan algunos puntos de mejora en esta profesión, con los cuales se busca aprovechar al máximo las tecnologías de la información disponibles hoy.
1. Comprobantes fiscales digitales (facturas electrónicas). El uso de medios físicos para el manejo de la información se está haciendo obsoleto y va siendo reemplazado por medios digitales. Aunque ya empresas grandes se encuentran utilizando estos últimos en años recientes, impulsados por la autoridad hacendaria, esta tecnología aún no se ha logrado implantar de manera general entre el universo de contribuyentes, principalmente, por la complejidad de su instrumentación en las empresas y por la falta de difusión.
Sus beneficios son el ahorro en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento, integración segura y automática a la contabilidad, entre otros. Su mayor potencial, en este momento, es en las operaciones de e-commerce, dado que éstas se realizan en línea.
Un ejemplo del uso de esta misma tecnología se da en la venta de boletos de avión, ya que, en lugar del boleto tradicional impreso, se entrega al pasajero una clave que debe proporcionar al momento de abordar su vuelo.
2. Google® OneBox. Esta plataforma tecnológica permite tener acceso a toda la información de la empresa, desde el cuadro de búsqueda de Google®. Ofrece información relevante, en tiempo real, de todas las fuentes de contenido empresariales, tales como servidores de archivos, correo electrónico, sistemas contables, calendarios empresariales, bases de datos, sistemas ERP y CRM. (Ver cuadro 1)
Cuadro 1. Ejemplo de Google OneBox
Ese sistema permite a sus usuarios:
a) No dejar documentos olvidados en la red corporativa.
b) Acceso a más fuentes de datos, de manera inmediata.
c) Obtener una perspectiva general de la situación.
d) Tomar mejores decisiones al contar con más elementos.
3. Contabilidad online. Este concepto se refiere a contabilidad que puede hacerse directamente en el World Wide Web. Usualmente implica el uso de una aplicación web, que trabaja a través de un navegador de internet sin la necesidad de comprar o instalar ningún software.
Se suele cobrar una cantidad fija al mes por el servicio, el cual ayuda a los negocios a concentrarse en sus actividades medulares y evita los costos ocultos asociados con el software contable tradicional, tales como instalación, actualizaciones, intercambio de archivos, respaldo y recuperación de desastres. Uno de los mejores programas en este campo es QuickBooks Online®.
Características principales de la contabilidad online:
a) Acceso de múltiples usuarios.
b) Acceso desde cualquier lugar mediante internet.
c) Base de datos compartida entre los usuarios.
d) Cero administraciones para los usuarios finales.
e) Bajo costo para proveer servicio a una gran cantidad de usuarios.
f) Software actualizado automáticamente por el proveedor del servicio.
Beneficios:
a) Ahorro de tiempo y dinero.
b) Mejor control financiero al pasar de los registros físicos en papel al software contable en línea.
c) Uso de facturas electrónicas.
d) Interfaz del usuario más amigable e intuitiva.
4. Google® Maps para empresas. Con esta herramienta, los negocios pueden integrar datos y crear, sin problemas, mapas en sus aplicaciones de todo tipo, con el fin de ofrecer una experiencia de gran rendimiento. Mostrar ubicaciones del cliente, realizar el seguimiento de envíos, administrar instalaciones, etc., prácticamente cualquier aplicación con datos de ubicación puede sacar partido de una vista geográfica.
Google® Maps para empresas proporciona:
a. Administración de empleados y resursos en directo.
b. Visualización al instante de ubicaciones de clientes y proveedores.
c. Mejoras en operaciones y logística.
d. Obtención de una tendencia geográfica de tendencias de ventas y de concentraciones de clientes.
Conclusión
En la medida en que haya avances en las tecnologías de la información, debe aprovecharlos la Contaduría en beneficio de sus usuarios, entendiendo que la innovación en los métodos y procesos de esta disciplina debe ser un esfuerzo constante que permita una mejora continua.
En mi opinión, el cambio y la innovación deben estar siempre presentes en los usuarios y preparadores de la información contable, de manera que la profesión se enriquezca y se nutra de todas las herramientas tecnológicas a su alcance.
Fuentes de información
Consejo Mexicano para la Investigación y desarrollo de Normas de Información Financiera, A.C. (CINIF). (2007), Normas de Información Financiera (NIF) 2007. México, D.F., Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
Daley, B. (2006), Computers are Your Future Complete 2006, Prentice Hall.
Google. (s.f.). Google Maps, recuperado el 11 de noviembre de 2007, de maps.google.es: http://maps.google.es/
Google. (s.f.). Google OneBox para empresas, recuperado el 13 de noviembre de 2007, de www.google.com.mx/enterprise/gsa/onebox: http://www.google.com.mx/enterprise/gsa/onebox.html
Intuit Corporation. (s.f.). QuickBooks, recuperado el 12 de noviembre de 2007, de quickbooks.intuit.com: http://quickbooks.intuit.com/
Laebnert, D. (2001), The Future of Computing and Communications, Cambridge, MA: MIT Press.
Servicio de Administración Tributaria. (s.f.), Servicio de Administración Tributaria, recuperado el 13 de noviembre de 2007, de www.sat.gob.mx: http://www.sat.gob.mx/nuevo.html
Urbina Trujillo, R. (Compositor), 2007, ITESMUV Administración y Negocios | Equipos de Trabajo Participativo (Podcast). [I. C. Cruz Limón, Intérprete, & D. C. Villanueva, Dirección] Monterrey, Nuevo León, México.
* Perito Contable y Fiscal por la Sala Regional del Caribe del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa
Contralor General de Isla Development México, S. de R.L. de C.V.
Alumno de la Maestría en Administración de las Tecnologías de la Información por el Instituto Tecnológico de Estudios Superiores de Monterrey
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