El Protocolo Familiar o Carta Magna constituye, para una familia empresaria, la base de entendimiento que deberá respetarse y hacerla perdurar a partir de la generación fundadora hasta las futuras ramificaciones familiares.

En primer lugar, los fundamentos del Protocolo están unidos a la relación que hay entre la familia y la actividad empresarial; es decir, la definición de la generación fundadora sobre los principios y valores que tienen hacia la actividad económica en general, y hacia la actividad empresarial particular en la que participan.

Esta herramienta define la relación entre los accionistas y, por lo tanto, debe cuidar la equidad y la lealtad, asegurando el entendimiento de cada miembro de la familia empresaria que sea accionista, o que se prevea que en el futuro se convierta en accionista.

El mensaje del fundador y la historia de la familia así como de su actividad empresarial conforman los elementos iniciales del documento. La misión, visión y valores de la familia y de la empresa deberán destacarse de manera sencilla y contundente.

Un siguiente capítulo se deberá dedicar al tema de la propiedad, el accionista familiar y lo correspondiente a la relación con el accionista no relacionado, así como lo respectivo al tratamiento equitativo de todos los accionistas.

Las bases para conformar una Asamblea de Accionistas deberán redactarse e, inclusive, es necesario detallar situaciones particulares como el derecho a la venta y compra de acciones, la política de dividendos, la contratación de familiares en la operación, el detalle de los aspectos referentes al testamento y a la herencia y la custodia de las acciones.

En seguida, se considera un capítulo referente al Consejo de Administración de la empresa. Es necesario describir la naturaleza y la autoridad del Consejo de Administración. En este punto, lo más relevante es el ámbito de toma de decisiones que estará reservado a la Asamblea de Accionistas y el mandato concreto que recibe el Consejo por parte de la Asamblea así como su representación.

La administración de la empresa quedará sujeta a la guía y autoridad del Consejo. Una de las principales responsabilidades que se desprende del Protocolo, es la comunicación e información a accionistas que debe hacer el Consejo y la relación con terceros.

Un novedoso elemento en el Protocolo es la inclusión de un mecanismo de gobierno y de comunicación entre los miembros de la familia, conocido como la Asamblea y el Consejo Familiar. La familia debe ser específica en señalar la composición de sus miembros en la Asamblea así como el proceso de nominación, evaluación, ratificación y las votaciones.

Además, el Consejo Familiar deberá contener una definición de su estructura, autoridad y relación con el Consejo de Administración y la Asamblea de Accionistas.

El Protocolo sirve para la prevención y resolución de conflictos naturales en la relación familiar.

Un último capítulo, no menos importante, se deberá dedicar al Código de Ética de la empresa y la familia, destacando la especial responsabilidad de cada miembro familiar empleado en la empresa e, inclusive, de los familiares que no trabajen en ella. Se debe crear y, en su caso, revisar y actualizar el Código para incluir estos aspectos relevantes.

* Director de la Facultad de Negocios de la Universidad Anahuac México Sur