Los controles orientados por funciones son reemplazados por procesos integrados de control, utilizando los sistemas contables como un apoyo a la estrategia global e involucran cada vez más a toda la organización en el proceso de control.

Debe existir un cambio en el rol del contralor; éste debe ir más allá de ser el responsable de la contabilidad y otras funciones afines, para orientarse a lograr la integración de la administración donde la organización financiera tiene la responsabilidad de apoyar y servir a las unidades del negocio, manteniendo la integridad del sistema financiero corporativo. Los enfoques anteriores de la eficiencia operativa y el cumplimiento técnico de las reglas prevalecen, pero estrechamente relacionadas con una visión hacia la creación de valor, lograr el reconocimiento de socio estratégico y garantizar que las decisiones en la organización se toman con transparencia y criterios financieros sanos; éste es el enfoque que se requiere en el ambiente actual de los negocios.



Información financiera

Una de las principales responsabilidades de la contraloría es proporcionar información contable y financiera, que muestre los resultados de la empresa y su posición financiera. Esta información deberá de servir para evaluar su desempeño. El concepto tradicional indicaba que el objetivo de la información financiera era sólo dar cuenta de cómo se emplearon los recursos para informar a los accionistas y acreedores y el grado de eficiencia con que se llevó a cabo la gestión del negocio, esto debe considerarse ahora solamente como una fase preliminar y un medio transitorio para alcanzar finalidades más trascendentes. Su misión es servir de base para la toma de decisiones, así tendrá que ser estructurada y configurada en su contenido y alcance, de acuerdo con las necesidades de aquellos usuarios internos y externos que van a utilizarla para evaluar alternativas y tomar decisiones. La información debe ser significativa, oportuna, relevante, completa, comparable y verificable; asimismo, debe incluir datos financieros
y operativos.

Sistemas y políticas contables

Un buen sistema contable puede lograrse sólo mediante un esfuerzo planeado y coordinado. Su objetivo debe ser generar información financiera que facilite la toma de decisiones; asimismo, debe permitir que todos los niveles de gerencia puedan ejercer el control de las operaciones, y que les proporcione bases suficientes para la planeación de las mismas. Todo proceso contable, su estructura, mecanismos y controles, se cristaliza en una función que es proporcionar información financiera con el objetivo de que la empresa pueda evaluar su desempeño. Los usuarios de la información financiera requieren que los estados financieros de las empresas presenten información relevante y consistente dentro del marco de los principios de contabilidad y que éstos sean los adecuados para las circunstancias particulares de los negocios. Por lo anterior, una de las principales funciones del contralor es mantener actualizada la normatividad contable aplicable a su empresa.

Control de costos

Otra de las responsabilidades contables de la contraloría es la información sobre los costos y el control sobre ellos. La competencia ha creado mercados de compradores donde el precio de venta es determinado por estos, lo cual origina que la variable a controlar sea el costo. Por ello, su adecuada atención para lograr su optimización se convierte en una responsabilidad crítica por ser la variable que puede ser controlada por la empresa. En consecuencia, se requiere la disponibilidad de una información adecuada y oportuna en las distintas áreas y niveles de la empresa para que los responsables puedan identificar el progreso o retroceso obtenido en las operaciones realizadas. La reducción efectiva de los costos requiere como premisa la definición de cuáles son las áreas de responsabilidad y de control, de tal manera que cada paso de la producción se encuentre vigilado por un responsable de cuyas decisiones dependan la eficiencia y los resultados de los procesos que deben desarrollarse.

Una herramienta moderna de costos, es la administración basada en actividades. Esto significa toda una metodología de acción para incrementar el valor de los accionistas. Su aplicación requiere del cambio hacia una cultura basada en los procesos del negocio, y reorientar los sistemas y formas de operar hacia esa nueva filosofía cuyo objetivo es optimizar los procesos y sus costos. Esta herramienta ofrece grandes ventajas para la administración moderna, la cual consiste en realizar un análisis de los procesos y las actividades que se tienen que ejecutar para proporcionar un producto o un servicio. De esta manera, se identifican los costos asociados a estas actividades y se integran para conocer los costos totales. El análisis de las actividades permite identificar los costos que son directamente imputables y proporciona criterios bien fundamentados para asignar de manera adecuada los costos indirectos de la operación de la empresa sobre bases causales, identificando los generadores de costos.

Control del capital de trabajo

La gestión de inventarios, las cuentas por cobrar y los proveedores constituyen la principal inversión de capital de trabajo y un elemento importante en el flujo de efectivo de cualquier empresa. Esta tarea requiere de la definición y aplicación de procedimientos y técnicas que tienen por objetivo optimizar su inversión, al mismo tiempo que cumplan con los objetivos del negocio. El objetivo principal es encontrar el balance adecuado que represente el menor costo financiero por manejo de capital de trabajo y la mayor disponibilidad de producto, ya sea para la producción o para la venta.

Control de proyectos de inversión

Para lograr el crecimiento de la empresa es necesario desarrollar nuevos proyectos de inversión, lo cual requiere de un sistema que permita ejercer un buen control y vigilancia efectiva sobre los mismos. El avance físico de los proyectos es responsabilidad de las áreas operativas y el avance financiero es responsabilidad del ejecutivo de finanzas, ambos deben coordinarse debidamente, según las bases sobre las cuales fue aprobado el proyecto y los términos de los contratos. Estos controles son básicos para el éxito del proyecto, sobre todo en un ámbito económico de constantes cambios que afectan los mercados y los elementos para financiar los proyectos. Bajo la nueva filosofía del papel que desempeña el ejecutivo de finanzas y su compromiso en las operaciones del negocio, se hace necesaria su participación para asegurar el cumplimiento de las premisas y los tiempos.

Una vez que el proyecto ha sido puesto en marcha, el aspecto más importante es monitorear a través del tiempo si se satisfacen las premisas sobre los beneficios que se derivarían del proyecto cuando éste fue autorizado, en lo que se refiere a ingresos adicionales, reducción de costos y otros beneficios que deben ser comprobados.

Implantación de un sistema de control interno

Una de las más importantes funciones del contralor consiste en ejercer una labor de salvaguarda y vigilancia sobre los bienes de la empresa mediante la implantación de un control interno efectivo. Su objetivo es eliminar, hasta donde sea posible, las pérdidas por errores y fraudes que merman en una u otra forma los resultados y el patrimonio de la institución. En la actualidad la función de control, la vigilancia y el cumplimiento de reglas deben ser compartidos y ejercidos por todos los ejecutivos que manejan la operación de la empresa, mediante la aplicación y administración de normas, procedimientos, instrucciones y directrices que aseguren el buen manejo de los recursos.

Una de las herramientas más usadas para lograr un adecuado control interno, es usar el marco de COSO (Committee of Sponsoring Organizations), en el que después de que se identifican los riegos de una empresa, se transfieren, reducen, controlan o administran por todos los miembros de la organización. Lo ideal sería que cada dueño de un proceso, con la metodología de COSO, identificara sus riesgos, estableciera sus puntos de control, se auto evaluara y se auto corrigiera.



Fiscal

Uno de los campos de actuación del ejecutivo financiero que tiene un alto valor estratégico en los resultados de la empresa lo constituye la gestión de obligaciones fiscales y las oportunidades que, dentro del marco legal, existen con el fin de optimizar la carga fiscal.

Información financiera a terceros

Derivado de los escándalos contables, los mercados de valores están requiriendo administraciones transparentes, sólidas y confiables por parte de los responsables de las finanzas en una empresa; asimismo, información financiera de calidad, libre de desviaciones debido a errores, malversaciones o fraudes.

Ante estos nuevos requerimientos, el director de finanzas, como responsable de la información financiera y el director general, responsable de la marcha de una sociedad dentro de un entorno económico invadido por incertidumbre, se deben convertir en expertos en Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas de Auditoría, Administración Financiera, Administración de Riesgos, Análisis de Procesos y Códigos de Ética; y por si esto fuera poco, deben ser los guardianes permanentes del control interno en una organización.

El ejecutivo de finanzas, como dueño de los procesos para la generación de información financiera y, por ende, de la función de administración y finanzas en la empresa, requieren de una transformación; dicha transformación, no era más que un aspecto opcional o de buena voluntad para aquellas empresas que pretendían mejorar su gobierno corporativo y así ganar la confianza de inversionistas y competitividad en los mercados; hoy, la transformación se ha vuelto obligatoria.

Mejores prácticas

Las mejores prácticas en la contraloría deben verse desde cuatro perspectivas: tecnología, procesos, gente e información, balanceando por igual el énfasis en cada uno de los cuadrantes:



Se debe contar con la tecnología adecuada que soporte las operaciones; los procesos deben ser sencillos, estandarizados y automatizados; contar con la gente apropiada con visión financiera, conocimiento del negocio, con experiencia y habilidades diferentes; y la información que se produzca debe servir para la toma de decisiones.

Adicionalmente, se deben tener indicadores que permitan darle seguimiento al desempeño de los procesos clave de la empresa, algunos ejemplos son los siguientes:

•    Procesos:

—    Número de días para hacer el cierre.

—    Un solo catálogo de cuentas, número reducido de cuentas contables y administración centralizada.

—    Centro de servicios compartidos.

—    Simplificación de operaciones inter-compañías.

—    Concentración compras y pagos a proveedores.

—    Límites para la capitalización de activos.

—    Énfasis presupuestal en los conceptos relevantes y presupuestos flexibles.

—    Establecer un nivel de materialidad para hacer análisis, aquéllas partidas que por importancia relativa sean menores, se deberán aplicar a resultados sin mayor inversión de tiempo.

—    Número de días para elaborar el presupuesto.

•    Tecnología:

—    Grado de automatización.

—    Autorizaciones automáticas.

—    Control interno automático.

—    Establecimiento de parámetros para autorizaciones automáticas de reportes de gastos.

—    Pagos electrónicos.

—    Un solo ERP.

•    Gente:

—    Porcentaje de tiempo del personal dedicado al apoyo del negocio.

—    Número de personal del departamento de contraloría y porcentaje de costo con relación a las ventas.

—    Personal con muchas habilidades.

—    Horas de capacitación.

•    Información:

—    Enfoque a explicaciones importantes.

—    Información operativa y financiera.

—    Información de autoservicio.

—    Información útil para la toma de decisiones.

—    Informes con enfoque a acciones futuras y no a explicaciones del pasado.

Centros de servicios compartidos

Las organizaciones que tienen múltiples unidades de negocio se han visto beneficiadas por el uso del modelo de servicios compartidos. Los centros de servicios compartidos consisten en la concentración de recursos que realizan actividades similares a lo largo de la organización para dar servicio a múltiples socios internos, con costos más bajos y un nivel mayor de calidad y servicio, con el objetivo común de crear valor para la empresa.

Un reto importante para estas organizaciones es:

•    Asignar de una manera adecuada los recursos.

•    Establecer un buen método de administración de costos y desempeño.

•    Asignar el costo a cada una de las unidades de negocio.

•    A pesar de que su objetivo es reducir los costos en ocasiones tienden a incrementar su estructura.

•    Establecer un buen método de planeación y presupuesto.

•    Contar con el personal adecuado.



Perfil del contralor

Para que todas las funciones que la nueva orientación de un contralor requiere sean efectuadas con mayor calidad y por las características que su función exige, se requiere el reforzamiento o adquisición de nuevas habilidades, como:

•    Conocimientos técnicos sólidos

•    Trabajo en equipo

•    Toma de decisiones

•    Habilidades de negociación

•    Comunicación

•    Valores.