Factores que influyen la función financiera en una empresa

De la misma manera que las empresas con operaciones enfocadas a un sólo país, sean públicas o privadas, las corporaciones multinacionales son influenciadas por diversos aspectos que forjan la identidad, presencia y operación de la misma. Estos mismos factores influencian la gestión entre diferentes áreas operacionales y, a la vez, definen en gran parte el papel de la dirección de finanzas dentro de la operación y estrategia de dicha corporación.

En forma ilustrativa, mas no exhaustiva, los siguientes factores influencian en paralelo a la empresa y a la función financiera y son determinantes de la gestión y contribución de dicha función:

•    Industria versus servicios

La particularidad de la empresa en este sentido define en un contexto más amplio la estructura y especialización del área de finanzas en la empresa multinacional. Las necesidades de la empresa y el ámbito de la función financiera son totalmente distintas si la empresa esta dedicada a la manufactura (que puede estar integrada a niveles muy diversos) o a los servicios. Un ejemplo simple de la dirección en que el área de finanzas participa activamente en este entorno, es el sistema de información y gestión industrial, que contribuye al mejoramiento de la productividad.

•    Cobertura geográfica y entorno económico

Cuanto más extensa sea la operación en términos de distribución y proximidad con el cliente y el entorno económico en el que se opera se diversifique, la complejidad de las operaciones se magnifica. Como consecuencia, la función de finanzas debe acoger dentro de sus responsabilidades, sistemas, procedimientos, estrategias financieras, etcétera, que satisfagan necesidades tales como: control de cadenas de distribución, operaciones de cobertura financiera, sistemas de información que soporten la generación de información con diferentes principios de contabilidad, por mencionar algunas.

•    Estrategia

La elección de la estrategia y su ejecución son clave para asegurar la misión y objetivos de posición en la industria o mercado. Estos factores influencian de manera directa múltiples actividades corporativas. La elección de una estrategia basada en integración vertical, asociaciones estratégicas, distribución, manufactura externa, competitividad en precio, calidad, servicio, por mencionar algunas, define en gran manera la organización de la misma y junto con ésta, la organización y función del área de finanzas. Por ejemplo, una empresa que desea diversificar su portafolio de productos, estará envuelta en actividades de compra, licencia, franquicia o desarrollo de productos, lo que implica que dicha empresa contará con una infraestructura de desarrollo de negocios que requiere un apoyo específico del área de finanzas tanto para el análisis como para el financiamiento (interno o externo).

•    Regulaciones y capital de la empresa

La influencia de leyes, reglamentos y las obligaciones adquiridas al cotizar en mercados de valores, claramente se ven reflejados en el papel que desempeña la dirección de finanzas. Empresas que forman parte del sistema financiero o que cotizan en mercados de valores, coexisten en un entorno de regulación y requisitos de información para sus accionistas y autoridades bursátiles. Esto influye de manera importante en la función de la dirección financiera, sin embargo cabe aclarar que esta característica, aunque influye, no es exclusiva. Múltiples empresas ‘privadas’ o que no cotizan en el mercado de valores tienen también sofisticados requerimientos y reglas autodefinidas que se pueden comparar a las de empresas que cotizan en mercados de valores. Requisitos al nivel ‘corporativo’ o central definen la extensión de múltiples actividades en el área de finanzas e influyen en el diseño y adaptación de los sistemas de información, parte clave en la que la dirección de finanzas es un actor importante.

Visión general de las funciones del área de finanzas y contraloría en el entorno de una empresa multinacional

Las funciones de la dirección de finanzas pueden ser analizadas desde el punto de vista de su gestión en la operación o su estructura organizacional. Sin embargo, debido a la influencia de diversos factores que han sido mencionados anteriormente, la definición de una lista fija de funciones no es tarea fácil.

Dependiendo de la complejidad, tamaño de la operación y otros factores, las funciones de la dirección de finanzas y contraloría pueden listarse a manera ilustrativa como sigue.

Funciones relacionadas con la información y gestión empresarial

Cubren las actividades relacionadas con el procesamiento, consolidación, análisis y planeación operacional.

•    Control de gestión empresarial

Relacionada con el control presupuestal y los diferentes pasos involucrados en este proceso. Esta información incluye múltiples opciones / dimensiones y su alcance e interacción en la operación depende en gran parte de la estructura organizacional. Esta estructura puede ser generada con una visión geográfica o funcional (por ejemplo, el monitoreo separado de una actividad especifica dentro de la empresa tal como el área de manufactura).

•    Información ejecutiva

Indicadores de evolución y desempeño que la gerencia utiliza para visualizar el progreso de los compromisos presupuestales y sus actualizaciones.

•    Contabilidad y emisión de información operacional

Consolidación de cifras para diferentes propósitos tales como: preparación de estados financieros con principios de contabilidad generalmente aceptados en el país donde la casa matriz esta constituida legalmente, preparación de información para satisfacer requisitos de información en bolsas de valores, presentación de información para efectos tributarios. Asimismo, otro tipo de información es típicamente generado en esta función tal como la información gerencial (determinada de acuerdo a las responsabilidades funcionales y al sistema de compensación y monitoreo de desempeño), información de flujos financieros (efectivo) y su utilización. Generalmente este tipo de función está al centro de la generación de las políticas corporativas de contabilidad y de información.

•    Investigación contable y opiniones

Actividad especializada en la definición de posiciones (interpretaciones) coherentes con los principios de contabilidad y reglamentaciones diversas que permite la aplicación consistente de reglas para contabilizar transacciones en todas las subsidiarias de la multinacional. Cuanto más diversificada sea la extensión geográfica de una empresa, y a la vez cuente con sociedades incorporadas en múltiples países, la divergencia entre los principios de contabilidad generalmente aceptados en otros países respecto de los cuales la empresa presenta su información consolidada requiere de análisis y emisión de posiciones contables que permitan consolidar la información. Un ejemplo del tipo de posiciones que se emiten sería la definición de un método estándar para convertir transacciones en monedas extranjeras en operaciones inter-compañía.

•    Apoyo especializado en áreas de mercadotecnia, manufactura, servicios, etcétera

Este tipo de funciones coloca a un grupo especializado de finanzas dedicado a la gestión específica de un área funcional de la empresa. Cuando una empresa elige como modelo organizacional el matricial, este tipo de apoyo funge como eslabón entre la función corporativa (que se enfoca en una visión global del negocio) y la especialización por funciones (que se enfoca a la optimización y logro de objetivos específicos de dicha función).

Funciones relacionadas con operaciones financieras

Estas funciones se pueden categorizar como aquellas que definen políticas y métodos de monitoreo en la estructura financiera de la corporación y de cada subsidiaria. Las funciones que se llevan a cabo cubren tópicos diversos tales como capitalización, endeudamiento, política de dividendos, política de financiamiento y cobertura de riesgos cambiarios:

•    Financiamiento de subsidiarias y en el ámbito consolidado

Define los principios que la empresa decide seguir en la estructura financiera de la corporación, ya sea para financiar su crecimiento o la operación en sí. Estos principios cubren por ejemplo:

—    Principios de capitalización y políticas de estructura de capital.

—    Desde el punto de vista de líneas de crédito (que pueden ser negociadas en el ámbito global o regional).

—    Desde el punto de vista del modelo operacional en función de los ciclos financieros y el capital de trabajo. Definiendo normas o guías de operación en términos de plazos de cobranza, pagos diversos, etcétera.

—    Emisión de instrumentos bursátiles para financiación de la empresa tales como: papel comercial, bonos, etcétera.

•    Centro de operaciones e inversiones de corto plazo

Aquel centro en el que (dependiendo del nivel de sofisticación del sistema de tesorería de la empresa) se concentran las posiciones de efectivo de cada subsidiaria para cubrir, en primera instancia con recursos internos las necesidades de efectivo y en segundo lugar la utilización de líneas negociadas con antelación. Dependiendo del giro y política de inversión y nivel de riesgo aceptado que una empresa haya definido, los fondos disponibles pueden ser invertidos en instrumentos de bajo riesgo o viceversa.

•    Manejo de operaciones con monedas extranjeras y cobertura de cambios

Opera de manera similar al centro de operaciones, pero tiene también como objetivo la definición de la posición de riesgo cambiario y la aplicación de la política de cobertura de cambios que cada empresa selecciona.

Funciones relacionadas con el entorno en que opera la empresa

Este tipo de funciones es definido por las leyes y regulaciones que se aplican a la empresa o a la industria en la que se desempeña:

•    Impuestos

Dependiendo del régimen fiscal en el que se encuentre la empresa y las opciones de consolidación de resultados para efectos fiscales vigentes en dicho país, estas funciones pueden tener una cobertura geográfica o mundial.

•    Precios de transferencia

La influencia de la teoría económica y el impacto de la globalización en la cantidad y calidad de información disponible en los mercados, tienen un efecto en la creciente importancia de este tema. Con un origen fiscal de este concepto, organizaciones gubernamentales implementan mecanismos para asegurar que los mercados reflejen en términos adecuados los precios y costos de bienes, servicios y otros activos que afectan una subsidiaria y al corporativo en función de sus decisiones de los precios de transferencia utilizados en transacciones inter-compañía.

•    Emisión de información para autoridades bursátiles o reglamentarias (por ejemplo información obligatoria en el área de seguros)

Responsabilidad para la emisión, validación y publicación de información estructurada de acuerdo a leyes, reglamentos y guías básicas que aplican para empresas que cotizan en el mercado de valores.

•    Sistemas de Información y tecnología

Dependiendo del giro, nivel de integración de las operaciones y el modelo organizacional de la empresa, el área de información y tecnología podría depender del área de finanzas. Esta área comprende, de manera general, actividades relacionadas con:

—    Sistemas centrales de información y gestión (ERP).

—    Infraestructura y tecnología (hardware).

—    Aplicaciones y programas de cómputo para apoyar las funciones contables y de control, de información industrial, calidad, logística, flujo de bienes y servicios, de apoyo a la estrategia, etcétera.

Comunicaciones (telecomunicaciones, medios electrónicos, etc.)

Ambiente de control, optimización de la operación y cumplimiento con normas y regulaciones.

Los cambios recientes que refuerzan la responsabilidad de ejecutivos en la información financiera que se revela en diferentes ámbitos (con énfasis en la información proporcionada a mercados de valores en países que han legislado al respecto), aumentan considerablemente el grado en el que la función financiera de la empresa se involucra en el mejoramiento de prácticas de negocio y el ambiente de control. Estos cambios y requerimientos definen hoy día uno de los papeles importantes del área de finazas en empresas multinacionales reforzando procedimientos y control interno.

Aunque la contribución del área de finanzas en una empresa multinacional es de gran valor, cabe aclarar que cambios en el entorno legal guían a las empresas multinacionales a fortalecer su modelo de dirigencia corporativa y éste lleva a diferenciar entre áreas de procedimientos y control interno y auditoría interna.

Dentro de este entorno las funciones de auditoria corporativa o interna dependen de la dirección general o de algún otro consejo o foro de administración que no sea dependiente del área de finanzas.

A manera ilustrativa, procedimientos en los que el corporativo de finanzas de una multinacional contribuye a la estandarización de información y prácticas básicas son:

•    Política de crédito.

•    Lineamientos básicos de endeudamiento y financiamiento.

•    Operaciones en moneda extrajera.

•    Distribución y cadena de abastecimiento.

Funciones relacionadas con la optimización y utilización de recursos empresariales

Una de las contribuciones relevantes del área financiera en empresas multinacionales es la optimización de recursos y el arbitraje de inversión entre opciones estratégicas, geográficas, de productos o de optimización de costos.

La participación directa o la definición de los lineamientos operativos y de planeación apoyan la ejecución de la estrategia. Algunos ejemplos son: prácticas y principios de compras, proceso de inversiones en activos fijos, programas de optimización de costos y gastos y en un ámbito mas amplio la planeación estratégica de la empresa en la que el área financiera juega un papel importante en el apoyo a la dirección general para la identificación de opciones que maximizan el valor de la inversión de los accionistas o que contribuyen fuertemente en el logro de los objetivos para los cuales la empresa se ha fundado.

Funciones especializadas

Existen otra serie de actividades de acción y contribución en que el área financiera de una empresa multinacional puede participar como líder en esa función o como miembro en la actividad. Cualquiera que sea el ámbito de su participación, el área de finanzas juega un papel clave en ellas:

•    Fusiones, adquisiciones y desarrollo de negocios en general.

•    Relaciones con inversionistas.

•    Control de crisis y riesgos.

•    Seguros y fianzas.

•    Aspectos legales y Corporativos.

•    Planeación estratégica.

Optimización de transacciones y modelos operacionales

Cabe aclarar que la agrupación anterior no tiene ningún otro propósito más que el de presentar actividades en las que típicamente el área de finanzas dentro una empresa multinacional se ve involucrada. La complejidad, estructura operacional y dimensión de la empresa definirán la posición dentro de la organización de la misma y en muchos casos, la misma empresa puede agrupar diferentes actividades en una.

Visión local versus global

Es obvio que muchos de los aspectos mencionados son también observados en empresas con operación en un solo país. La contribución y valor agregado que el área financiera a nivel corporativo tiene también dependerá del enfoque que la dirección de la empresa tenga respecto a la globalización de sus operaciones, misma que guía la estandarización de procedimientos, prácticas de negocio, estrategia, etc. Un modelo descentralizado puede llevar consigo una participación más discreta del área de finanzas corporativa.

El valor de la dirección

El valor de la contribución del área financiera en el negocio no sólo viene del nivel profesional y habilidad para establecer una organización que satisfaga las necesidades operativas del negocio y mantenerlas en un nivel óptimo y constante de eficiencia, sino de principios y valores que confirmen su estado de independencia, respeto y continuidad que le dan la característica de valor dentro de la organización.

Las siguientes son características que se demandan de la función financiera en el ámbito corporativo en los que cabe un gran sentido de responsabilidad y compromiso:

•    Fuerte ética de negocios

Guiada por la practica profesional y los cambios reglamentarios respecto de la responsabilidad en torno a la información financiera. Este aspecto va de la mano con los principios de operación y control interno. Este último puede considerarse como la espina dorsal en la operación del negocio y en él se basan los elementos para la generación de información que es utilizada por los diferentes usuarios internos y externos.

•    Colaboración y reto constante al negocio

El área de finanzas en el ámbito corporativo juega un papel primordial en la validación y recomendación en términos de planeación y la ejecución de estrategia. Esto requiere de un sentido de compromiso y de reto constante para fortalecer la gestión empresarial. No es fácil de mantener, y dependerá también del claro apoyo de la dirección de la empresa, pues debe practicarse en un ambiente de complejidad y en muchos casos relacionado a organizaciones matriciales. Es implícito un fuerte sentido de profesionalismo, trabajo en equipo y asignación de recursos.

•    Calidad en la información, la relevancia de la utilización de herramientas de vanguardia

El compromiso del área de finanzas corporativas para mantener un nivel excelente de calidad en la información y en los procedimientos lleva consigo un gran sentido de innovación, apertura al cambio y búsqueda e implementación de nuevas opciones para utilizar los recursos empresariales.

Un fuerte énfasis en este aspecto es antesala para la constante búsqueda de herramientas de análisis que ayuden a una mejor toma de decisiones. Actualización e innovación constante, dinamismo y flexibilidad para aceptar el cambio son cualidades que contribuyen en este ámbito.

•    Talento y recursos humanos

La función financiera en el ámbito corporativo juega un papel importante en la definición del perfil de los profesionales que trabajan en dicha función en todas las empresas relacionadas al conglomerado. Una visión y cultura enfocada en la contratación, motivación y desarrollo de profesionales en esta área es un factor que contribuye al éxito de la misma.

En conclusión, la función de la Dirección de Finanzas y Contraloría en las Empresas, desde el punto de vista de una empresa multinacional, es muy amplia. El nivel de participación fluctuará de acuerdo a los principios operativos que la alta administración de la empresa asigne a la misma.

En términos generales, la función del área financiera puede asimilarse a un medio conductor o ‘amalgama’ de las operaciones y estrategias que esta dirección lleva acabo, no sin olvidar las múltiples responsabilidades y gran alcance que lleva consigo. Asimismo, una empresa multinacional que cuente con una fuerte participación de su área financiera en su gestión, tendrá una ventaja para asegurar el logro de sus objetivos.