Las PyMES siguen siendo un fuerte motor de la economía, al mismo tiempo que la era digital está llegando a todos los sectores del comercio. El marco jurídico mexicano ha evolucionado y realizado modificaciones a la legislación que permiten una regulación fiscal acorde con las necesidades de operaciones digitales.

A partir de 2005, es posible llevar a cabo la comprobación fiscal digital, teniendo la misma validez que el comprobante impreso. ¿Cuál es el grado de adopción de tecnología para las PyMES? ¿Esta nueva modalidad de comprobación es posible para que la puedan adoptar las PyMES? ¿Cuáles son las razones para adoptarla? ¿Son un obstáculo o un paso a la agilidad de una empresa que compite en un entorno digital?

Las PyMES y la generación de valor

En todo el mundo existen pequeñas y medianas empresas, su importancia económica no puede soslayarse; por ejemplo, en México, las PyMES constituyen 95% de las empresas constituidas, generando más de 50% del empleo en el país.

¿Cómo pueden sobrevivir en una economía global, como en la que vivimos,? Se pueden identificar tres factores que contribuyen a su éxito y permanencia en el mercado:

• Trabajo arduo, dedicación y esfuerzo.
• Correcta identificación de las necesidades del mercado.
• Conocimiento de la actividad que se pretende desarrollar.

Sin embargo, se han convertido en el sector más vulnerable de la cadena productiva y de servicios, provocado por la carencia en sistemas de planeación, organización, administración y controles eficientes, así como el uso de tecnologías adecuadas para la administración y el monitoreo de sus actividades.

Es posible que muchas PyMES no se hayan percatado de cuáles son sus factores de éxito y si lo han hecho, sería imprescindible saber si éstos serán suficientes para competir o será necesario implementar nuevas acciones que permitan a una empresa mantener su valor y sobrevivir en un mundo global y digitalizado.

Las PyMES y la tecnología

La inversión en tecnología en las PyMES es una actividad que ha tenido sus bemoles, ya que han tratado de manejar su operación con la menor tecnología posible. Se ha visto a la tecnología como una forma reactiva de competir, para satisfacer los requerimientos de los clientes en cuanto a atención y servicio se refiere, incorporando desde paquetería básica de office hasta soluciones empresariales para las PyMES.

En los censos económicos del Instituto Nacional de Geografía e Informática (INEGI) publicados en 2004, se encuentra evidencia de las PyMES respecto al empleo de equipo informático, considerando cuatro factores:

• Internet en su relación con clientes y proveedores.
• Procesos administrativos.
• Procesos técnicos o de diseño.
• Desarrollo de programas para mejorar procesos.

En seguida, la gráfica muestra los resultados de estos cuatro factores en el sector manufacturero.

En la siguiente tabla, se muestra cómo se ha incrementado el número de unidades económicas que reportaron utilizar internet en su relación con clientes y proveedores, siendo 30 mil 398 empresas manufactureras: las micro conformaron 38.4% de este total; las pequeñas 33.3%, las medianas 19.3% y las grandes 9%. Es notorio que las micro y pequeñas empresa han aumentado considerablemente de un periodo a otro, saltando de porcentajes de 21.8% durante el periodo de 1971-1990 a 73.4% en el periodo de 1991-2003.

Fuente: INEGI, micro, pequeña, mediana y gran empresa. Estratificación de los establecimientos. Censos económicos, 1994, 1999, 2004.

Esta información muestra evidencia sobre el uso de tecnología en todas las empresas. Es decir, la tecnología ya no es un lujo, se ha convertido en una forma de operar entre empresas, clientes y entidades de gobierno, como lo ha sido con la autoridad fiscal en los últimos años.

La legislación fiscal y su contacto digital con las empresas

Con el surgimiento de internet y el aumento de transacciones electrónicas se dio paso a la era digital en las organizaciones, al romper con las barreras de tiempo y distancia y al permitir operaciones a través de medios digitales, promoviéndose con ello, grandes inversiones en sistemas empresariales basados en internet.

Este entorno internacional hizo necesario el surgimiento de un marco jurídico que le diese soporte a las transacciones digitales. México no se quedó atrás y se promovieron modificaciones en el sistema jurídico mexicano dentro del Código Civil Federal, el Código Federal de Procedimientos Civiles y el Código de Comercio, así como a la Ley Federal de Protección al Consumidor.

En los últimos años, el Servicio de Administración Tributaria (SAT), ha estado trabajando fuertemente en desarrollar opciones para la comprobación fiscal que la mantuvieran a la altura de los estándares internacionales, y a principios de 2004 implementó la Firma Electrónica Avanzada (FEA), ahora conocida como FIEL, lo cual constituye el mecanismo de identificación electrónica que garantiza seguridad y confidencialidad a los contribuyentes en sus transacciones con la autoridad fiscal.

• Integridad. Se garantiza que la información contenida en el comprobante quede protegida y no pueda manipularse ni modificarse sin que se detecte.
• Autenticidad. Permite verificar la identidad del emisor del comprobante.
• No repudio. La persona que emita un comprobante fiscal digital no podrá negar haberlo generado.
• Unicidad. Permite validar el folio, número de aprobación y vigencia del certificado de sello digital, con el cual se selló el comprobante.

El uso de la FIEL se hace obligatorio a partir del ejercicio de 2005 para la manifestación de diferentes trámites fiscales, como: presentación de declaraciones, avisos o informes, solicitud de devoluciones, entre otros.

La FIEL es una innovación tecnológica que permitió la introducción de un nuevo esquema de comprobación fiscal 100% digital conocidos como: comprobantes fiscales digitales, que tienen la misma validez que los comprobantes fiscales tradicionales en papel, ya que incorporan tecnología criptográfica que garantiza la integridad, autenticidad, unicidad y no repudio de los comprobantes emitidos o recibidos.

Gracias a sus características, cada comprobante que se emite cuenta con un sello digital que lo identifica como único.

Comprobación fiscal

Un comprobante simple, surge de la necesidad de las personas de constatar o dar validez a una acción y con ello, certeza a las transacciones entre las personas o instituciones presentándose, generalmente, en forma de documento escrito.

Un comprobante pare efectos fiscales se expide cuando una persona (física o moral), lo solicita al adquirir un bien, recibir un servicio, usar o gozar temporalmente de bienes inmuebles, y expedirlo al realizar cualquiera de las actividades anteriores, con la finalidad de comprobar esta operación. Este comprobante permite la disminución de un gasto sobre los ingresos (deducción) y/o la disminución de un impuesto contra el que se tiene a cargo (acreditamiento) y, a la vez, permite comprobar un ingreso.

Fiscalmente existen dos grupos de comprobantes: los simplificados y los que cumplen con todos los requisitos fiscales: los comprobantes para efectos fiscales.

Figura 1. Grupos de comprobantes fiscales

Los comprobantes fiscales digitales (CFD) son un mecanismo alternativo de comprobación de ingresos y egresos fiscales, que se caracterizan por la utilización de tecnología digital en su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento.

Este esquema es opcional y será utilizado por aquellos contribuyentes que tengan u opten por la infraestructura tecnológica adecuada para iniciar esta etapa fiscal digital en su organización, siendo esto un parteaguas para la introducción de esquemas digitales fiscales adicionales.

¿Qué se requiere para emitir los CFD?

El Art. 29 del Código Fiscal de la Federación establece que los contribuyentes que opten por emitir los CFD, deberán cumplir con varias obligaciones, entre las que se pueden mencionar:

• Tramitar ante el SAT el certificado para el uso de los sellos digitales.
• Incorporar en los comprobantes fiscales digitales que expidan los datos establecidos en las fracciones I, III, IV, V, VI y VII del artículo 29-A del Código.
• Asignar un número de folio correspondiente a cada comprobante fiscal digital que expidan conforme a lo siguiente:

— Deberán establecer un sistema electrónico de emisión de folios de conformidad con las reglas de carácter general que expida el SAT.

— Deberán solicitar previamente la asignación de folios al SAT.

— Deberán proporcionar mensualmente al SAT, por medios electrónicos, la información correspondiente a coscomprobantes fiscales digitales que se hayan expedido con los folios asignados utilizados en el mes inmediato anterior a aquél en que se proporcione la información, de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita dicho órgano.

• Proporcionar a sus clientes, en documento impreso, el comprobante electrónico cuando así les sea solicitado.

• Cumplir con los requisitos que las leyes fiscales establezcan para el control de los pagos, ya sea en una sola exhibición o en parcialidades.

• Cumplir con las especificaciones en materia de informática que determine el SAT.

Con estos requisitos, el mecanismo de los CFD funcionaría como lo muestra la siguiente figura.

Esquema de emisión de un CFD

Para que los contribuyentes puedan emitir los CFD, se tienen dos opciones:

• Por sus propios medios.

• Por medio de un tercero autorizado.

Si la empresa decide realizarlo por sus propios medios, entonces deberá cubrir con lo estipulado en el Art. 29 del CFF.
Si la empresa opta por un proveedor autorizado, el esquema se vería de la siguiente manera:

Esquema de comprobación fiscal mediante un proveedor autorizado

Empresas proveedoras del servicio de factura electrónica

Este esquema facilita la adopción del esquema de los CFD a contribuyentes que no deseen modificar sus sistemas de comprobación o que no cuenten con la infraestructura suficiente, a partir de un proveedor de servicios de los CFD.

n julio de 2008, el SAT reportó tener nueve proveedores autorizados.

A continuación, la tabla muestra la lista de proveedores autorizados, así como la fecha y hora a partir de la que comenzaron a ser proveedores autorizados por el SAT:

Proveedores autorizados por el SAT a julio de 2008

El costo de los servicios depende del volumen de facturación. Existen planes que van desde $825 por 90 CFD al año, hasta $10,890 mensuales por la emisión de 1800 CFD al año. Los costos y planes varían de proveedor a proveedor.

Los CFD y la afectación de las transacciones en los sistemas contables actuales

En la normatividad fiscal, se menciona como una obligación del contribuyente, que al realizar emisiones de comprobantes fiscales digitales (en sistemas propios o mediante proveedores autorizados) y estando en un lugar distinto al domicilio fiscal deberá, en un plazo de 24 horas, realizar la afectación en la contabilidad, haciendo que los contribuyentes que quieran utilizar la factura electrónica cuenten con sistemas contables que permitan realizar los registros de forma simultánea para cumplir con lo estipulado.

Para las PyMES esto constituye un fuerte reto, pues deberán contar con un sistema que soporte la conciliación contable automática. Para ello, han surgido empresas que ofrecen esquemas para proveer servicios de facturación electrónica, así como sistemas de información contable en línea, Buzón E, proveedor autorizado por el SAT, ofrece un servicio denominado Ipsofact V1.0 que funciona para pequeñas empresas o personas que no requieren de una contabilidad muy sofisticada, ofreciéndolo por $69 mensuales además del servicio de facturación electrónica que llegara a contratar.

¿Cuáles son los beneficios que se esperan de los CFD?

El camino recorrido por la comprobación fiscal digital

Los resultados de comprobación fiscal han sido muy alentadores, para mayo de 2008 se encontraban registrados 13,352 emisores (gráfica 1) de los cuales sólo 43% realiza la facturación por sus propios medios, el restante 57% lo realiza por alguno de los proveedores autorizados por el SAT (gráfica 2).
 

En cuanto a los comprobantes reportados, la tasa de crecimiento ha sido de más de 2 dígitos, teniendo 335% de crecimiento de 2006 a 2007, se espera que para 2008, el incremento sea de 464% de los CFD reportados (ver gráfica 3).

 

Estos nuevos esquemas de comprobación digital colocan a México a la vanguardia en materia fiscal. En países como España, la creación de facturas fiscales ha ido tomando consistencia, las PyMES españolas realizan facturas electrónicas en 21% de las empresas que tienen entre 10 y 250 empleados.

¿Hay otro camino?

Existen personas que argumentan que no hay garantías sobre la rentabilidad, en cuanto a la inversión para plataformas en la emisión de comprobantes fiscales y que, por ende, no le conviene invertir, debido a que los bajos volúmenes que se manejan, no lo justifican.

Los empresarios que decidan no invertir en plataformas complejas de administración de comprobantes fiscales, tendrán que recurrir a la contratación de un tercero que administre estas transacciones, que muchas veces se ven obligadas a realizar para continuar operaciones con clientes que las exigen.

Al competir con empresas que tienen altos niveles de facturación, entre 5 mil y 10 mil facturas mensuales, el sector de la pequeña y mediana empresa tiene severas incógnitas sobre cómo actuar frente a los comprobantes fiscales digitales que se suman a una serie de causas por las cuales las PyMES pueden fracasar. La tecnología o uso de sistemas integrales no es una causa directa de este fracaso, pero sí la falta de controles adecuados que las lleven a competir con esquemas digitales eficientes.

Existe evidencia de que las PyMES son usuarias de los CFD y que los requisitos tecnológicos no son una barrera, por lo cual será importante que evalúen si ellos mismos tomarán la responsabilidad de cumplimiento tecnológico o se lo dejarán a un tercero.

La correcta aplicación de estos mecanismos ayudará a las PyMES a operar tecnológicamente como una empresa de primer nivel. La comprobación fiscal digital es sólo el inicio de varios proyectos que tiene el SAT para agilizar la regulación fiscal que aplicará para los contribuyentes, grandes y pequeños.

Bibliografía
INEGI, Micro, pequeña, mediana y gran empresa. Estratificación de los establecimientos, Censos Económicos, México, 2004.
Macías Valadez Treviño, Francisco Javier, La eliminación del papel y el uso de los medios electrónicos en materia fiscal, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., México, 2008.
Servicio de Administración Tributaria, Comprobantes fiscales, ISBN 968-806-976-0.
Servicio de Administración Tributaria, Comprobantes Fiscales Digitales, ISBN 970-734-

* Profesora del Departamento Académico de Contabilidad del ITAM