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Diagnóstico de la gestión de capital en MIPyMES localizadas en tres estados de la República Mexicana
escrito por C.P. y M.A. Ana María Díaz Bonnet * / C.P. y M.A. Virginia Kalis Letayf**
jueves, 09 de octubre de 2008
Importancia de la gestión de capital en las MIPyMES - La contabilidad es el lenguaje de los negocios, debido a que mediante los estados financieros, proporciona información que sirve de apoyo para la toma de decisiones, éste es el objeto fundamental de la contabilidad financiera.
Diagnóstico de la gestión de capital en las Micro, Pequeñas y Medianas empresas (MIPyMES) localizadas en tres estados de la República Mexicana
Los usuarios de la información financiera no sólo son los administradores y directivos de las empresas, sino cualquier involucrado en el negocio, ya sea acreedor, proveedor, institución financiera, cliente, inversionista (actual o potencial), etcétera.
De hecho, el tener prácticas de contabilidad más sólidas y elaborar informes financieros empresariales evitan las transacciones ilegales, Aunado a que las obligaciones tributarias se basan en registros contables y contribuyen a mejorar la recaudación del impuesto sobre sociedades.
Es indispensable que cualquier negocio, sin importar el tamaño, lleve un registro de las operaciones, establezca diversos controles y, por tanto, genere información financiera. Esto permite tener un mejor conocimiento del negocio, facilita la toma de decisiones y —al momento en que el negocio se consolida y crece— no se enfrenta al problema de empezar a organizarse, y controlar no sólo los ingresos, sino también los gastos.
Según el reporte de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) SMEs in Mexico: Issues and Policies, de 2007, 99% del total de las empresas mexicanas son catalogadas como micro, pequeñas y medianas empresas. Además, las microempresas emplean alrededor de 8 millones de personas que equivalen a 38.3% del total de empleos.
En México, el criterio general para clasificar a las PyMES con propósitos estadísticos, contempla sólo al personal ocupado total, que labora en dichos establecimientos (INEGI, 2006). Por lo tanto, este fue el criterio utilizado en el presente diagnóstico.
Estratificación de empresas por número de empleados publicado en el DOF (30 de diciembre de 2002)
Diagnóstico de la gestión de capital en MIPyMES localizadas en tres estados de la República Mexicana
Tamaño
Industrial
Comercio
Servicios
Micro
De 0 a 10
De 0 a 10
De 0 a 10
Pequeña
De 11 a 50
De 11 a 30
De 11 a 50
Mediana
de 51 a 250
De 31 a 100
De 51 a 250
El desarrollo y desempeño de las PyMES se ve afectado por los eventos económicos, las políticas gubernamentales y el marco regulatorio. Sin embargo, es indiscutible que estas empresas juegan un papel fundamental en el desarrollo y sostenimiento de la economía de un país.
Debido a lo anterior, se realizó un estudio con el objeto de analizar los rasgos característicos de la gestión de capital de 62 MIPyMES del sector comercio, manufacturero y servicios, localizadas en tres estados de la República Mexicana.
La muestra se distribuye de la siguiente manera:
Estado
Ciudad
Númro de empresas parcipantes
Tlaxcala
Apizaco
31
Chiapas
Tuxtla Gutiérrez
15
Puebla
Puebla
16
De acuerdo con la información presentada, 85.5% del total de la muestra corresponde a microempresas, 13% son pequeñas empresas y el resto, medianas.
Número de empleados de cada empresa (total de la muestra)
Una vez analizadas las características más relevantes de la muestra se presentan a detalle los estadísticos descriptivos:
Sector de negocio (de la muestra)
General %
Fabricame
3.23
Comercio mayorisa
4.84
Comercio minorista
59.68
Restaurantera / turístico
3.23
Construcción
3.23
Artesanos
1.61
Servicios
20.97
Compra - venta
3.23
Total
100.00
Sector de negocio (por ciudad)
Apizaco %
Tuxtla Gutiérrez %
Puebla %
Fabricante
0
6.67
6.25
Comercio mayorista
6.45
6.67
0
Comercio minorista
70.97
46.67
50
Restaurantera / turístico
6.45
0
0
Construcción
3.23
0
6.25
Artesanos
0
6.67
0
Servicios
12.90
33.33
25
Compra - venta
0
0
12.50
Total
100
100
100
De las empresas encuestadas, 67.7% se dedican al comercio (siendo 59.7% minoristas), 3.2% manufactureras y 21% a servicios.
Monto de ventas mensuales (total de la muestra)
Porcentaje
No contestó
4.84
Menos de $5,000
16.13
Entre $5,000 y $10,000
24.19
Entre $10,000 y $15,000
8.06
Entre $15,000 y $20,000
12.90
Entre $20,000 y $30,000
12.90
Entre $30,000 y $60,000
4.84
Entre $60,000 y $90,000
4.84
Más de $90,000
11.29
Total
100
Monto de ventas mensuales (por ciudad)
Apizaco %
Tuxtla Gutiérrez %
Puebla %
No contestó
0
13.33
6.25
Menos de $5,000
25.81
0
12.5
Entre $5,000 y $10,000
32.26
6.67
25
Entre $10,000 y $15,000
12.90
0
6.25
Entre $15,000 y $20,000
6.45
20
18.75
Entre $20,000 y $30,000
12.90
13.33
12.50
Entre $30,000 y $60,000
0
6.67
12.50
Entre $60.000 y $90,000
3.23
6.67
6.25
Más de $90,000
6.45
33.33
0
Total
100
100
100
Los negocios que tienen ventas mensuales menores a $30,000, equivalen a 74.2%, y sólo 4.8% reflejan ventas superiores a los $60,000 mensuales.
Negocios que elaboran estados financieros y/o reportes administrativos
Porcentaje
Sí
46.77
No
45.16
No Sabe
8.07
Total
100
Negocios que elaboran estados financieros y/o reportes administrativos (muestra)
Porcentaje
No contestó
3.23
Presupuestos en general
12.90
Estados Financieros
32.25
Reportes administrativos
41.93
Control de inventarios
3.23
Libro diario
3.23
Todos los anteriores
3.23
Total
100
Conocimiento de estados financieros (muestra)
Porcentaje
No contestó
6.45
Sí
38.71
No Sabe
54.84
Total
100
De lo anterior, solamente 38.7% identifica como estados financieros al menos el balance general y el estado de resultados, mientras que 46.8% afirma que en su negocio se elaboran estados financieros, lo cual muestra inconsistencia en el conocimiento de la información generada.
Sin embargo, al preguntar qué tipo de reportes se elaboran, sólo 32.3% contestó que sí genera estados financieros, mientras que 44.9% elaboran ciertos reportes administrativos, y 3.2% de los negocios llevan como único reporte el control de inventarios.
Al existir inconsistencia en las respuestas se concluye que no tienen conocimiento acerca de la información financiera.
Conocimiento de información necesaria para operar el negocio (de la muestra)
Porcentaje
No contestó
43.55
Elaboración de estados financieros
29.03
Relación compras
4.84
Determinación costos
14.52
Otros
8.06
Total
100
Conocimiento de información necesaria para operar el negocio (por ciudad)
Apizaco %
Tuxtla Gutiérrez %
Puebla %
No contestó
51.60
33.30
37.50
Elaboración de estados financieros
29.00
33.30
25.00
Relación de compras
3.20
12.50
Determinación costos
6.50
26.70
18.80
Otros
9.70
6.70
6.20
Total
100
100
100
Al encuestarlos acerca del tipo de información financiera que necesitan conocer respecto al negocio, 43.5% no contestó y sólo 29% mencionó los estados financieros.
Conocimiento de las ventas mensuales (total de la muestra)
Porcentaje
No contestó
1.61
Sí
72.58
No
25.81
Total
100
Conocimiento de la utilidad mensual (total de la muestra)
Porcentaje
Sí
62.90
No
37.10
Total
100
Rentabilidad de los productos (total de la muestra)
Porcentaje
Sí
77.42
No
22.58
Total
100
De los resultados obtenidos, 72.6% dice conocer el monto de las ventas mensuales, pero sólo 62.9% identifica la ganancia o pérdida mensual. Sin embargo, 77.4% dice que puede identificar cuáles productos son rentables.
Conocimiento de la deuda (total de la muestra)
Porcentaje
No contestó
3.23
Sí
69.35
No
27.42
Total
100
Identificación de cada uno de sus acreedores (total de la muestra)
Porcentaje
No contestó
22.58
Banco
12.90
Acreedores
33.87
Amigos y/o familiares
4.84
Ninguno
3.23
Varios
12.90
Total
100
Otorgamiento de crédito (muestra)
Porcentaje
No contestó
3.23
Sí
56.45
No
40.32
Total
100
Por otra parte, 69.4% identifica el monto de la deuda que tiene el negocio. Del total del pasivo los proveedores representan 33.9%.
En caso de solicitar financiamiento bancario 40.3% no cree que se lo otorguen, 24.2% fundamenta que esto se debe a que no cuentan con la información financiera solicitada por el banco.
Control de pagos y cobros (muestra)
Porcentaje
No contestó
1.61
Sí
75.81
No
22.58
Total
100
Sistema de registro contable utilizado (muestra)
Porcentaje
No contestó
22.58
En libros especiales
19.35
En computadora con un paquete contable
24.19
En hojas de cálculo en computadora
24.19
Libro de ventas y gstos
9.68
Total
100
Otro de los resultados fue que 75.8% afirma llevar un control de todos los pagos y cobros que realiza el negocio, 48.4% del total utiliza registros electrónicos y el resto de los que llevan control lo realizan de manera manual.
En cuanto al conocimiento de sus gastos más relevantes, 29% no sabe a cuánto asciende la nómina de cada mes y 35.5% desconoce la cantidad necesaria para pagar los gastos operativos mensuales.
Tipo de presupuestos elaborados en el negocio (muestra)
Porcentaje
No contestó
40.32
Bentas o ingresos
12.90
Compras
8.07
Gastos operativos
1.61
Varios
37.10
Total
100
Ahora bien, existe una inconsistencia en lo que entienden por “presupuesto”, ya que 54.8% contestó que sí elaboran presupuestos en el negocio, pero sólo 22.6% identifica qué tipo de presupuestos elaboran.
Por otro lado, 61.2% dice realizar comparaciones de sus resultados obtenidos, ya sea contra la misma empresa o con sus similares.
Información necesaria para toma de decisiones (muestra)
Porcentaje
No contestó
27.42
Información externa (gobierna, tecnología, etc.)
6.45
Mercadotecnia
1.61
Información financiera
33.87
Información de la competencia
4.84
Control de inventarios
9.68
Otros
16.13
Total
100
Además, 33.9% concluye necesitar información financiera acerca del negocio, pero únicamente 9.7% menciona la necesidad de llevar un control de inventarios.
La gran mayoría de las MIPyMES son empresas familiares, esto hace que se complique el crecimiento y la división de tareas. Además, la toma de decisiones es centralizada, muchas veces el esquema del negocio es un reflejo de las características de la familia.
Los microempresarios conocen, el giro al cual se dedican, gracias a la experiencia que han adquirido sobre la marcha, lo que les permite identificar correctamente a sus clientes. Pero, generalmente, el poder de negociación lo tienen los proveedores, quienes representan la principal fuente de financiamiento externo. También, tienen bien identificadas las acciones que lleva a cabo la competencia, pero en muchos casos son sólo seguidores, sin realizar un análisis de su situación.
De los negocios que participaron en el presente estudio, un gran número no tiene asignado un sueldo para el dueño y/o para los miembros de la familia, quienes trabajan allí. Solamente, si existen ganancias en el periodo, se les asigna una cantidad, la cual varía en función de los resultados; o bien, retiran el efectivo necesario para cubrir sus necesidades personales sin considerar registros contables de dichas salidas de efectivo. En algunos casos no existe separación entre las finanzas personales y las del negocio.
De la misma forma, confunden el término de rentabilidad de los productos con la utilidad bruta, pues sólo consideran el costo de adquisición de los productos o insumos y no el de los demás gastos operativos del negocio, de esta manera no calculan correctamente la utilidad de operación ni su margen neto. Es decir, únicamente se basan en las ventas totales para determinar si el negocio es viable, no toman en cuenta los gastos y no distinguen la diferencia entre el efectivo y la ganancia del negocio.
La información generada es escasa para fines de planeación y control, aunado a la renuencia por parte de los dueños para compartir información, aun, con los mismos familiares.
En muchos casos, la falta de financiamiento externo se da porque los negocios no cuentan con la información financiera requerida por los acreedores, por lo que ni siquiera solicitan los créditos.
Recomendaciones
Al ser el conocimiento de la contabilidad financiera y la gestión de capital, indispensables para la correcta operación del negocio y la toma de decisiones, se percibe la imperiosa necesidad de ampliar el conocimiento y apoyo a este sector de la economía nacional.
La influencia que las MIPyMES ejercen en la economía del país es considerable y por lo mismo merecen ser capacitadas.
Para comprender la importancia de la información financiera en la toma de decisiones es indispensable al menos:
• Conocer la estructura financiera del negocio, es decir, identificar correctamente los recursos con los que se cuenta (activo) y las fuentes de financiamiento (pasivo y capital).
• Tener conocimiento de las diferentes alternativas de financiamiento a las que pueden acceder las MIPyMES.
• Llevar un registro contable de todas las transacciones que realiza el negocio para al menos, conocer sus ingresos, costos y gastos, así como la utilidad y medición de su rentabilidad.
• Generar estados financieros, por lo menos el estado de resultados y balance general.
• Distinguir y separar las finanzas personales (dueño) y las del negocio.
• Entender la diferencia entre utilidad y efectivo.
• Conocer el ciclo de efectivo del negocio y con base en éste, establecer las políticas de ventas y el cobro a clientes.
* Profesora de tiempo completo del Departamento Académico de Contabilidad, ITAM
** Profesora de tiempo completo del Departamento Académico de Contabilidad, ITAM
Importancia de la gestión de capital en las MIPyMES - La contabilidad es el lenguaje de los negocios, debido a que mediante los estados financieros, proporciona información que sirve de apoyo para la toma de decisiones, éste es el objeto fundamental de la contabilidad financiera.
Solicitud de refrendo de certificación 11_2008