Por su parte, el Reglamento de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF), en su artículo 5 señala que los patrones que opten por cumplir con sus obligaciones a través de los medios señalados anteriormente, deberán obtener un Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE), que servirá de llave pública de sistemas criptográficos en sustitución de la firma autógrafa.

Para los efectos anteriores, el Consejo Técnico del IMSS deberá dar a conocer lo lineamientos de carácter general para la utilización del Número Patronal de Identificación electrónica.

Lineamientos para la obtención del número patronal de identificación electrónica

Mediante publicación el Diario Oficial de la Federación, de fecha 3 de marzo de 2004, se dieron a conocer los “Lineamientos para la Asignación de Número Patronal de Identificación Electrónica y Certificado Digital”; a continuación, comentamos los aspectos relevantes:

El NPIE fungirá como clave de acceso y autentificación necesaria para la utilización de los sistemas electrónicos implementados por la autoridad. Para su obtención se debe contemplar lo siguiente:

1.    Los patrones o sujetos obligados deberán solicitar el NPIE a través de la página electrónica del Instituto http://www.imss.gob.mx, (Ver cuadro 1), y cumplir con lo siguiente:

a.    Estar registrados en la base de datos del Instituto como patrones y contar con un número de registro patronal vigente.

b.    Proporcionar al Instituto los datos y documentos relativos a sus datos generales de su inscripción patronal.

c.    Efectuar las operaciones interactivas que el Sistema de Identificación Electrónica de Tecnología Criptográfica le solicite.

d.    Notificar por escrito al Instituto cualquier modificación a la información del registro del patrón, dentro de los cinco días posteriores a que ocurra el supuesto que corresponda

2.     Es importante destacar que los trámites o actuaciones electrónicas que llevará a cabo el patrón o su representante legal, utilizando el NPIE y Certificado Digital, estarán supeditados a las aplicaciones o sistemas que el Instituto ponga a disposición para tal efecto. Es importante destacar que desde el mes de noviembre de 2004, la referida página tiene establecidos los mecanismos para realizar este trámite.

3.    EI patrón, a través de la página electrónica del Instituto (www.imss.gob.mx), solicitará el Certificado Digital (ver cuadro 2). Para realizar la solicitud deberá digitar en la sección correspondiente los datos siguientes:

a.    Nombre o Razón Social.

b.    Registro Federal de Contribuyentes del patrón o sujeto obligado ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico.

c.    Número de Registro Patronal.

d.    Nombre del representante legal del patrón o sujeto obligado, el cual deberá corresponder con el que está acreditado ante el Instituto.

e.    Clave Única del Registro de Población del representante legal.

f.    Domicilio Fiscal del Patrón.

g.    EI dispositivo magnético y directorio donde el usuario desee guardar el archivo de su llave privada.

h.    La contraseña de la llave privada (generada por el usuario); misma que será digitada nuevamente para su confirmación.

i.    Correo electrónico donde desee recibir notificaciones, el cual es conveniente que se destine una dirección exclusiva para estos trámites.

4.    Por su parte, el Sistema de Identificación Electrónica de Tecnología Criptográfica (SIETC) generará la llave pública y privada del patrón o sujeto obligado; y guardará la llave privada en el dispositivo magnético y directorio especificado por el usuario.

5.    El mismo SIETC enviará los datos de la solicitud junto con su llave pública, y por último generará y presentará la Carta de Términos y Condiciones para la Obtención y Uso del NPIE y Certificado Digital, número de llave pública, folio de la solicitud y fecha y hora de la solicitud.

6.    Posteriormente, el patrón procederá a imprimir en dos tantos la referida Carta de Términos y Condiciones, misma que será firmada de modo autógrafo por el patrón o su representante legal.

7.    Una vez impresa la carta de términos y Condiciones de acuerdo con el párrafo anterior, se procederá a presentarla en las instalaciones del Prestador de Servicios de Certificación (Subdelegación de control) que corresponda de acuerdo con su domicilio fiscal, en un plazo máximo de diez días hábiles, posteriores a la fecha de su solicitud, acompañando dicha carta con el original de su identificación oficial y la credencial de identificación patronal.

8.    Una vez recibida la información, el personal Prestador de Servicios de Certificación (Subdelegaciones de control), compulsará y validará la documentación, verificando que el registro patronal exista y esté vigente, y posteriormente, ingresará el folio de la solicitud en el sistema.

9.    Una vez cumplidas las actividades señaladas en el párrafo anterior, el personal Prestador de Servicios de Certificación, a través del Sistema de Identificación Electrónica de Tecnología Criptográfica, generará el archivo de Certificado Digital y lo enviará en un lapso no mayor a cinco días hábiles, vía Internet, al correo electrónico designado por el patrón. Es importante señalar que durante los primeros cuatro años de funcionamiento, el plazo aplicable será de 10 días hábiles.

10.    Por todo acto u operación que realicen los usuarios del Certificado Digital se emitirá y almacenará un recibo de acuse criptográfico que valida las actuaciones realizadas por el mismo, siendo éste el medio de comprobación de las operaciones que se efectuaron.

11.    Es importante destacar que de acuerdo con el artículo 6 del Reglamento de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización, se establece como obligación de los patrones, confirmar que la información proporcionada por medios electrónicos, concuerda con lo señalado en la constancia correspondiente, en un plazo de tres días hábiles, en caso de que no presente objeción, se tendrá por consentida

12.    Para formalizar el trámite, es importante tomar en cuenta que el Prestador de Servicios de Certificación, entregará al patrón o su representante legal, una copia sellada de la Carta de Términos y Condiciones, e integrará la documentación en el expediente patronal, en caso de que el patrón no se presente para formalizar su trámite, de acuerdo con lo señalado en el punto 9 anterior, se procederá a la cancelación de los registros electrónicos generados, debiendo iniciar nuevamente con el proceso.

13.    EI patrón o su representante legal podrá solicitar al Instituto, la cancelación del Certificado Digital cuando así convenga a sus intereses, tomando en consideración los procedimientos establecidos en el mismo acuerdo.

14.    El referido acuerdo establece que, el patrón o su representante legal podrá solicitar, vía Internet, la asignación de Certificados Digitales adicionales asociados a su Certificado Digital, otorgado con anterioridad; cuando requiera que los trámites electrónicos sean realizados por otros funcionarios de su empresa, quedando bajo su absoluta responsabilidad el uso de dichos certificados adicionales.

15.    Para la obtención de los certificados adicionales deberá registrar los datos que el Sistema de Identificación Electrónica de Tecnología Criptográfica le solicite. El Instituto, por la misma vía, dentro de los 10 días hábiles posteriores a haber efectuado la solicitud electrónica, enviará al correo electrónico designado por el patrón el acuse de recibo electrónico.

16.    Asimismo, se establece que se podrá solicitar, vía Internet, la cancelación de Certificados Digitales adicionales cuando así convenga a sus intereses del patrón, para lo cual deberá registrar los datos que el Sistema de Identificación Electrónica de Tecnología Criptográfica le solicite, procediendo el Instituto a su cancelación inmediata.

Presentación gráfica del proceso para la obtención del NPIE

Entra cuadro núm.1 de PowerPiont (Solicitud del NPIE)

Entra cuadro núm. 2 de PowerPiont (Activación del NPIE)

Otras consideraciones importantes

1.    La obtención y utilización del Número Patronal de Identificación electrónica, es totalmente voluntaria, por lo que debe ser sujeto de un análisis de las disposiciones y lineamientos para tomar la decisión.

2.    Con este novedoso sistema, se podrán realizar transacciones electrónicas los 365 días del año, durante las 24 horas del día, considerando en todo momento los plazos establecidos en Ley.

3.    El trámite es totalmente gratuito, y los requerimientos técnicos son mínimos.

4.    El Certificado Digital tendrá una vigencia de dos años contados a partir de su activación, por lo que en caso que se opte por seguirlo utilizando, deberá de solicitar la renovación al término de la vigencia.

5.    En caso de considerarlo necesario, el patrón podrá solicitar su revocación en forma voluntaria en cualquier momento.