Hoy los profesionales de compras tienen la oportunidad de influir más en la calidad de los productos y la generación de valor para su compañía a través de una mayor colaboración con sus proveedores y una reducción consistente de sus costos de operación.

El proceso de compras se ha transformado significativamente en los últimos años, el desarrollo tecnológico y el uso de internet como medio de intercambio de información entre clientes y proveedores ha revolucionado las funciones tradicionales de las áreas de compras, cambiando el rol del comprador al de un negociador estratégico para su organización.

El camino hacia ésta transformación requiere conocer que es lo hacen las empresas de clase mundial, cuáles son las mejores prácticas de negocio y cómo adoptar nuevas tecnologías dentro de su organización para volver más eficiente sus procesos de compra.

Empresas de clase mundial

¿Qué es lo que hacen las empresas de clase mundial para establecer y mantener ventajas competitivas en sus procesos de compras y abastecimiento?

De acuerdo a un estudio realizado por Hackett Group entre un grupo de 2000 empresas a nivel mundial, donde se incluyen 83% empresas de Fortune 100 y 97% del Dow Jones Industrial, las empresas de clase de clase mundial muestran las siguientes características relevantes con respecto a su proceso de compras y abastecimiento:

•    Enfocadas en la optimización de costos a través de todo el proceso de la compra al pago. Las empresas de clase mundial se enfocan en la optimización de los costos a través de todo el proceso de la compra al pago, pasando por la planeación del reabastecimiento, las autorizaciones de  compra, la busqueda y selección de proveedores, la colocación de ordenes de compra, la recepción de materiales, la programación de pagos, la conciliación y resolución de errores de facturación y la evaluación del desempeño de cada proveedor.

El estudio muestra que en las empresas de clase mundial el costo de compras como porcentaje del gasto total representa 0.3% mientras que en las empresas promedio este costo es del 0.96% lo cuál indica que operan con un 0.69% de menor costo de compra, lo que se convierte en una ventaja competitiva.

Las empresas de clase mundial utilizan compras estratégicas para consolidar su poder de compra y mantienen relaciones estrechas con sus proveedores. Una correcta categorización de sus compras en estratégicas y no estratégicas, ayudan a las empresas de clase mundial a consolidar su poder de compras mientras reducen su número de proveedores.

El estudio muestra que mientras las empresas promedio mantienen 7,719 proveedores promedio por cada billón de dólares de gasto, las empresas de clase mundial han logrado reducir esta cifra un promedio de 1,742 proveedores. Más significativo aún, si se considera el 80% de la cifra anterior, las empresas de clase mundial utilizan solo a 10 proveedores, mientras que las empresas promedio operan con 322.

Adicionalmente, las empresas de clase mundial forman equipos interdiciplinarios para apoyar al proceso en todas sus etapas, desde la negociación, el desarrollo, la compra y la evaluación de proveedores, lo que hace más efectiva la función de compras.

Automatización y uso de tecnologías de información para soportar todos los procesos de compra e incrementar la eficiencia de los procesos. Esto permite al personal de compras dedicarse a actividades más estratégicas. Por ejemplo las empresas de clase mundial realizan el 100% de sus aprobaciones de compra a través de sistemas electrónicos, contra un 46% de las empresas promedio.

Por otro lado, el tiempo de atención promedio de una requisición de compras para convertirse en una orden de compra es de 1.4 horas, mientras que en la empresa promedio el tiempo de atención es de 50.2 horas. Los tiempos largos de compra esconden ineficiencias en el proceso y se vuelven más costosos para una organización.

El área de compras genera más valor con menos recursos. Desde finales de la década pasada el área de compras ha visto la transformación de sus funciones a partir de la mayor automatización de tareas repetitivas y rutinarias con el uso de sistemas de información.

La eliminación de funciones que no agregan valor al proceso ha dado paso a un nuevo profesional de compras que aplica conocimientos empíricos y herramientas analíticas para la mejor planeación y generación de políticas, negociación, evaluación y desarrollo de proveedores, planeación de inventarios, entre otros.

La contratación externa de servicios de compra, se ha vuelto más común también entre muchas empresas, especialmente para las compras de aquellos bienes y servicios no estratégicos. Otra práctica común en las empresas de clase mundial es el involucrar al área de compras en distintos procesos donde pueden agregar mucho valor, tal como el desarrollo de nuevos productos o el aseguramiento de calidad.

Aprovechan el poder de la tecnología para mejorar el acceso a información valiosa para soportar el proceso de toma de decisiones.  Muchos de los problemas para llevar a cabo éxitosamente estrategias de centralización o descentralización de compras, strategic sourcing o evaluación de proveedores, es la falta de un sistema uniforme, estandarizado y consistente de información sobre los proveedores y los artículos.  Por ejemplo el uso de catálogos corporativos de proveedores y artículos en la industria promedio es de 60%, mientras que las organizaciones de clase mundial mantienen catálogos corporativos de manerá centralizada en un 100%.